Workation: Fallstricke, Fauxpas und viel Fun

Roman Matyushkin hat über zwölf Jahre im HR-Bereich gearbeitet, bevor er LUBYO.com in Köln gründet. Das Startup will Workation und Remote Work möglichst vielen Unternehmen rechtssicher zugänglich machen.

1. Roman, bitte erkläre uns, warum man besser nicht einfach so eine Workation zum Beispiel auf Mallorca machen sollte!

Es mag verlockend klingen, sich einfach seinen Laptop zu schnappen und in die Sonne zu fliegen, um dort ein paar Wochen zu arbeiten. Doch leider ist es nicht ganz so einfach. Die Workation im Ausland muss etwas sorgfältiger vorbereitet werden, vor allem aus Arbeitgebersicht.

Bei einer Workation greifen nämlich viele rechtliche und organisatorische Regelungen, die man als Arbeitnehmer und Arbeitgeber beachten muss. Ein großes Thema ist das Arbeitsrecht. Wer beispielsweise in Spanien arbeitet, auch nur temporär, muss nicht nur das Deutsche, sondern auch das spanische Arbeitsrecht beachten. Das bedeutet beispielsweise, dass lokale Arbeitsgesetze sowie Arbeitszeiten ebenfalls bindend werden. In einigen Ländern, wie auch in Spanien, sind die Behörden bei diesen Themen besonders aufmerksam.

2. Was passiert, wenn ich in Palermo für mein deutsches Unternehmen Verträge unterschreibe? Oder allgemeiner gefragt: Welche juristischen Fallstricke umgeben eine Workation? 

Wenn man in Palermo – oder einem anderen ausländischen Standort – als Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens einen Vertrag unterschreibt, kann das ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Juristisch gesehen besteht die Gefahr, dass das Unternehmen in Italien plötzlich als „steuerlich ansässig“ betrachtet wird. Dieses Risiko entsteht, weil das Unterschreiben von Verträgen oder Geschäftsabschlüssen im Ausland als Indiz für eine Betriebsstätte gewertet werden könnte. Das bedeutet: Das Unternehmen muss auch im Ausland Steuern zahlen, was zu erhöhten Kosten für Steuerberater und bürokratischem Aufwand führt.

3. Wie sieht es mit meinem Krankenversicherungsschutz während einer Workation aus? Welche anderen sozialversicherungsrechtlichen und steuerlichen Dinge sind erwähnenswert? 

Während einer Workation bleibt der Krankenversicherungsschutz bestehen, wenn der Aufenthalt in einem EU-Land erfolgt und die Person gesetzlich krankenversichert ist. Allerdings deckt diese nur die medizinische Grundversorgung ab. Eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung ist daher dringend zu empfehlen!

Auch die betriebliche Unfallversicherung ist ein wichtiges Thema. In Deutschland greift die Unfallversicherung normalerweise nur am offiziellen Arbeitsplatz – doch im Ausland und bei privaten Tätigkeiten während der Workation ist der Schutz oft sehr eingeschränkt.

Sozialversicherungsrechtlich bleibt man während einer Workation im Heimatland versichert, solange der Aufenthalt zeitlich begrenzt und durch den Arbeitgeber genehmigt ist. Wenn jedoch unklare Regelungen bestehen (z.B. das Unternehmen hat keine klare Regeln für Workations definiert und die Angestellten darüber informiert) oder der Aufenthalt länger andauert, könnten sich hier schnell Lücken ergeben.

Steuerlich wird es bei längeren Aufenthalten heikel, da das Gastland Steuerpflicht sehen kann. Das betrifft nicht nur den Arbeitnehmer, sondern auch das Unternehmen, das möglicherweise Steuern für den entstandenen „Arbeitsort“ zahlen muss.

4. Ist eine Workation uneingeschränkt zu empfehlen oder gibt es nach eurer Erfahrung auch Aspekte, die dagegen sprechen? 

Aus meiner Perspektive kann eine Workation sowohl für Unternehmen als starkes Employer-Branding, als auch für Angestellte als Kreativitäts-Booster sehr wertvoll sein. Allerdings sollte die Workation gründlich durchdacht und vorbereitet werden. Ohne die richtige Planung, sowohl aus rechtlicher als auch organisatorischer Sicht, kann eine Workation für alle Beteiligten zum Problem werden.

Zum Glück gibt es mittlerweile einige Anbieter auf dem Markt, die gute Lösungen genau für diese Themen anbieten. Und natürlich freuen wir uns bei LUBYO, wenn Interessenten uns ansprechen!